PREAMBULE

Ce règlement a pour objet de préciser les conditions de location et d’utilisation des locaux de la salle socioculturelle ainsi que les dispositions de sécurité et de responsabilité.

I   -   GENERALITES

Article  1 : 

La Commune de Laquenexy dispose librement des locaux de la Salle socioculturelle dont elle est propriétaire. Elle en assure la gestion et le fonctionnement.

Article  2 :  

La salle socioculturelle est classée en type L de 3^e catégorie. L’ensemble des locaux mis à disposition comprend :

Ø                Ø      Une  grande  salle  de  275  m²  avec  une  scène  fixe  de  35 m²

Ø                Ø      Une  petite salle  de  50  m²  avec  un  bar

Ø                Ø      Une  salle  d’activités  de  80  m²

Ø                Ø      Des  sanitaires  et  vestiaires  avec douche  H/F

Ø                Ø      Une cuisine  équipée

Ø                Ø      Un  parking  de  80 places

Article  3 : 

L’utilisation des locaux sera réservée, en priorité, aux écoles durant les heures de cours en période scolaire et ce à titre gracieux.

La salle d’activités est réservée exclusivement au Centre d’Accueil Périscolaire.

Seules la grande salle et la petite salle pourront faire l’objet d’une mise à disposition à titre gratuit ou onéreux. Il en est de même pour la cuisine et le bar, le cas échéant.

Article  4 : 

Il sera établi, au cours du dernier trimestre de l’année civile, un calendrier annuel d’utilisation des locaux auquel il ne pourra être dérogé qu’en fonction des désistements éventuels.

Priorité sera donnée aux associations locales et aux habitants de la Commune.

Les locaux pourront être mis à la disposition de personnes morales ou physiques ou associations extérieures à la Commune.

Aucun organisme ne saurait prétendre à la location ou à un droit acquis pour son utilisation à une date déterminée de l’année.           

Article  5 : 

Les tarifs de location ainsi que le montant des cautions seront fixés chaque année, au cours du dernier trimestre, par le Conseil Municipal pour l’année à venir.

Les tarifs seront modulés de façon à accorder des conditions de location plus avantageuses aux associations locales ainsi qu’aux habitants de la commune, aux conditions fixées à l’article 6.

Article  6 : 

La Commune pourra consentir des locations gratuites aux associations qui en feront la demande pour des activités gratuites et/ou publiques.

Les associations locales bénéficieront d’une manifestation gratuite au choix annuellement, les autres locations seront tarifées selon le barème.

Pour bénéficier du tarif préférentiel, les manifestations organisées par les habitants de la commune devront être exclusivement d’ordre familial et les concerner directement.

Article  7 : 

Une convention de mise à disposition partielle des locaux pourra être établie par la Commune au profit d’une association. Cette convention de mise à disposition pourra être consentie à titre gratuit ou onéreux et sera révocable à tout moment par la Commune.

II   -   CONDITIONS  DE  LOCATION

Article  8 : 

Les demandes de location ou d’attribution de locaux doivent être faites par écrit et déposée en Mairie. Les réservations seront traitées dans l’ordre d’arrivée des demandes en fonction de la  disponibilité des locaux.

Toute réservation orale ou téléphonique devra être confirmée par écrit dans un délai de 8 jours francs après l’accord de principe.

Article 9 : 

Toute location ou attribution de locaux de la Salle socioculturelle fera l’objet d’un contrat de location.

La Commune se réserve le droit de refuser une location sans avoir à justifier cette décision.

Article 10 : 

Le contrat sera signé personnellement par l’utilisateur qui sera le seul interlocuteur de la Commune et assurera, à ce titre, toutes les responsabilités précisées au présent règlement..

Les contrats souscrits au nom des associations seront signés par leur Président. Les associations extérieures à la Commune seront tenues de déposer une copie de leurs statuts, une attestation d’inscription au registre des associations ainsi qu’un extrait de l’Assemblée générale désignant le Président.

Article  11 : 

Les autorisations accordées sont strictement valables pour les personnes qui en ont fait la demande, elles ne peuvent en aucun cas être cédées à un tiers.

Article  12 : 

La capacité d’accueil maximum des locaux est autorisée comme suit :

Ø     Ø            Petite salle :     50 personnes

Ø     Ø            Grande salle :  275 personnes

                                                       240 personnes « BANQUET/SEMINAIRE »

                                                       204 personnes « REPAS DANSANT »

Article  13 : 

La durée des locations  pourra être de :

Ø     Ø      Une journée soit 24 heures de 10 h le premier jour à 10 h le lendemain

Ø     Ø      Un week-end soit du vendredi à 16 h au lundi suivant 10 h.

Article  14 : 

L’utilisateur devra être couvert par une assurance contre les divers risques y compris ceux de responsabilité civile couvrant les biens et les personnes, pour toutes les activités qu’il organise dans les locaux loués et répondant en tout état de cause de leurs faits et gestes. Le seul fait de solliciter les locaux décharge la Commune de toutes responsabilités.

L’attestation d’assurance en cours de validité à la période de réservation devra être jointe au moment de la demande de réservation.

Article  15 : 

Lors de la signature du contrat de location, il sera demandé deux chèques libellés à l’ordre de Monsieur le Receveur municipal (Trésor  Public).

        -    Un chèque de caution en guise de garantie qui sera rendu dans les conditions fixées à l’article 17.

         -   Un chèque de caution pour désistement ou annulation qui sera restitué dans les conditions prévues  à  l’article 18.

Article  16 : 

La location ne sera définitive qu’à la réception du contrat dûment signé, dans les 15 jours qui suit son envoi,  accompagné des cautions ainsi que de l’attestation d’assurance.

Article  17 : 

La caution versée pour servir de garantie sera rendue à l’utilisateur à l’issue de la location et  après la visite contradictoire des lieux effectuée avec le représentant de la Commune, et sous réserve qu’aucune dégradation ou disparition d’objet  ne soit constatée.

Dans le cas contraire, les dégâts seront facturés à l’utilisateur pour leur coût total de remise en état des lieux, sur présentation des justificatifs des dépenses effectuées. La Commune restera libre du choix des entreprises devant intervenir.

L’utilisateur s’engage à prendre à sa charge les sommes non couvertes par la caution.

Article  18 : 

La caution pour désistement ou annulation sera restituée dans tous les cas à l’issue de la manifestation ou sous la réserve que le désistement ou l’annulation ait été notifié au moins 3 mois avant la date de la manifestation sauf cas de force majeure.

Dans le cas contraire, le montant de la réservation restera acquis à la Commune pour dédommagement.

III   -   CONDITIONS  D’UTILISATION

Article  19 : 

L’utilisateur devra prendre soin des locaux, de leurs équipements et de leurs abords.

L’utilisateur sera responsable de tous les dégâts et désordres occasionnés pendant la manifestation qu’il organise aux conditions fixées par l’article 17.

Il sera également responsable de tous les dommages pouvant survenir à des tiers à l’occasion de l’utilisation des locaux.

Article  20 : 

L’utilisateur ne pourra, sans autorisation expresse par la Commune, procéder à l’installation d’éléments de décoration.

En cas d’accord, l’utilisateur s’engage à ne pas détériorer les structures et tout remettre en état à l’issue de la manifestation.

Article  21 : 

L’utilisateur pourra, sur autorisation du Maire de la Commune, ouvrir une buvette sous sa responsabilité et à ses risques, laquelle fonctionnera dans le local bar.

Les marchandises seront stockées en un emplacement indiqué par le représentant de la Commune. Celles invendues, ainsi que les casiers et emballages devront être évacués à la restitution des clés.

Article  22 : 

1) La mise en place des équipements ainsi que le rangement, après usage à l’emplacement prévu, sont assurés par l’utilisateur.

2) Les détritus seront mis dans des sacs poubelles (non fournis) et devront être entreposés dans le local adéquat. Les bouteilles en verres devront être mis dans les conteneurs situés à l’extérieur près de la salle.

3) Le nettoyage (tables, chaises, balayage du sol) est à la charge de l’utilisateur. En cas d’utilisation, la cuisine devra être nettoyée entièrement et la vaisselle lavée, essuyée et rangée.

4) Les sanitaires, la cuisine et les vestiaires devront être tenus constamment en parfait état de propretés y compris le lavage des sols.

5) Le lavage des sols des deux salles sera effectué par la Commune.

6) Au cas où l’état des lieux exigerait un nettoyage spécial, celui-ci sera effectué aux frais de l’utilisateur et selon les tarifs en vigueur.

Article  23 : 

L’heure de mise à disposition des locaux ainsi que la remise des  clés à l’utilisateur sera consignée dans la convention de location.

Il sera effectué par le représentant de la Commune, en présence de l’utilisateur,  un état des lieux avant et après utilisation des locaux.

Le constat sera établi en deux exemplaires dont un pour l’utilisateur.

Article  24 : 

L’utilisateur qui prend possession des locaux sans formuler de réserves, est censé reconnaître leur parfait état de propreté et de fonctionnement.

 Il ne pourra dès lors, au moment de la visite contradictoire effectuée après usage, faire valoir aucune remarque ou réclamation à ce sujet. 

IV   -   SECURITE   -   RESPONSABILITE

Article  25 : 

Par mesures d’hygiène, l’accès de l’ensemble des locaux est strictement interdit aux animaux de compagnie, de même que le remisage de bicyclettes et autres engins motorisés ou non dans l’enceinte de la Salle.

Cette restriction ne s’applique pas aux personnes à mobilité réduite.

Article  26 : 

La Commune décline toute responsabilité en cas de vol, de sinistre ou de détérioration du matériel et objets de toute nature entreposés dans les locaux et sur le parking par l’utilisateur quel qu’il soit.

Article  27 : 

L’utilisateur sera responsable du bon usage du parking et des espaces verts et veillera au respect de la propreté des abords du bâtiment ainsi qu’aux consignes de sécurité relatives à l’accès des véhicules de secours. L’accès aux issues de secours devra être strictement respecté, aucun objet ou matériel ne devant entraver en aucun moment le libre accès aux sorties de secours.

Article  28 : 

1) L’utilisateur devra veiller au strict  respect des consignes d’utilisations des équipements, lesquelles lui seront données lors de la mise à disposition des locaux.

2) L’utilisateur veillera particulièrement à éviter tout débordement des participants pouvant occasionner des atteintes à l’ordre public ou des nuisances pour le voisinage.

3) Il s’assurera à la sortie, de l’extinction de l’éclairage, de la hotte de la cuisine, de la fermeture des fenêtres et des portes, des robinets d’eau ainsi que de l’activation du système d’alarme. Les robinets de radiateurs seront remis sur la position 2.

Article  29 : 

L’utilisateur prendra toutes les mesures utiles pour éviter que la manifestation qu’il organise ne trouble la tranquillité publique et veillera en particulier à limiter, à partir de 22 H, le niveau sonore des bruits provenant de la salle et ceux engendrés par la fin de cette manifestation (sortie des convives, spectateurs …).

Article  30 : 

Conformément à l’arrêté préfectoral du 27 nov. 1996, les manifestations devront terminer au plus tard à 2 heures du matin.

Toutefois, sur demande écrite, le Maire pourra accorder une autorisation de prolongation d’ouverture pendant ou partie de la nuit. Cette autorisation devra être présentée à toute réquisition des services de police ou de gendarmerie.

Article  31 : 

Toute manifestation présentant un danger pour l’ordre public, la moralité ou la sécurité publique, pourra, en toutes circonstances, être interrompue par le Maire en application de ses pouvoirs de police sans qu’il n’en résulte aucune indemnisation de l’utilisateur.

V   -   DISPOSITIONS   DIVERSES

Article  32 : 

La déclaration des manifestations au Service de l’Administration des Contributions Indirectes ( SACI ) et à la Direction Régionale de la SACEM incombe à l’utilisateur. La Commune ne saurait être tenue responsable en la matière.

Article  33 : 

La Commune se réserve le droit d’annuler la location de la salle au cas où, pour des raisons impérieuses, exceptionnelles ou de force majeure, de sécurité ou d’ordre public, il se trouverait dans l’impossibilité de mettre la salle demandée à la disposition de l’utilisateur.

 Dans ce cas, la Commune ne serait pas tenue pour responsable, ni tenue à aucun dédommagement de quelque nature que ce soit. Les sommes versées par l’utilisateur lui seraient restituées intégralement.

Article  34 : 

Tout utilisateur quel qu’il soit, qui aura fait usage des locaux mis à sa disposition dans un autre but que celui indiqué sur sa demande, qui aura contrevenu aux dispositions du présent règlement ou qui aura commis ou laissé commettre des dégradations aux locaux ou à ses annexes se verra exclu de toute nouvelle location.

Il en sera de même, quelle que soit la manifestation organisée, si celle-ci trouble l’ordre, la sécurité ou se révèle contraire aux bonnes mœurs.

Article  35 : 

La non-observation du présent règlement engage l’entière responsabilité des attributaires.

  HAUT DE PAGE